Zaměstnávání cizinců: hlášení přes JMHZ, evidence a lhůty

Od dubna 2026 se hlásí jinak

Od 1. 4. 2026 se nástup cizince nehlásí informační kartou ani sdělením podle dosavadní praxe, ale výhradně přes Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů, konkrétně procesem Registrace zaměstnance, zkráceně REGZEC. Právní zmocnění je v § 87, § 101a a § 102 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti.

Dvě lhůty, na kterých to obvykle padá. Registrovat lze nejdříve osm dní před nástupem. A registrace musí být hotová nejpozději před okamžikem, kdy zaměstnanec začne pracovat, ne v den nástupu odpoledne.

Pozor na asymetrii, kterou si spousta firem neuvědomí. U českých zaměstnanců lze od 1. 7. 2026 použít předregistraci a údaje doplnit do osmi dnů po nástupu. U cizinců to nejde. Tam se hlásí v plném rozsahu a před nástupem. Kdo si zvykne na pohodlnější režim u Čechů a použije ho i u cizince, má problém.

Cizinci zaměstnaní před 1. 4. 2026 měli mít rozšířené údaje dohlášeny do 30. 4. 2026. Ta lhůta je pryč. Jak se v praxi řeší firmy, které ji nestihly, a zda už za to padají sankce, OVĚŘIT přímo u Úřadu práce ČR nebo u oblastního inspektorátu; veřejně dostupný přehled praxe jsem nenašel.

Evidence a doklady, které musíte držet

Podle § 102 zákona o zaměstnanosti vede zaměstnavatel evidenci zaměstnávaných cizinců. Obsahuje identifikační údaje, adresu, číslo cestovního dokladu, druh a místo výkonu práce, dobu zaměstnání, datum nástupu a skončení, vzdělání a typ pracovněprávního vztahu.

Kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu je nutné uchovávat po dobu trvání zaměstnání a ještě tři roky po jeho skončení. Tohle je nejčastěji opomíjená lhůta z celého seznamu, protože běží dlouho po tom, co člověk odejde.

Podle § 136 zákona o zaměstnanosti mají být kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu na pracovišti. Povinnost neplatí, pokud zaměstnavatel oznámil nástup územní správě sociálního zabezpečení. Konkrétní aktuální znění tohoto ustanovení bylo v minulosti měněno, OVĚŘIT před spoléháním se na výjimku.

Past, do které se spadne nejsnáz

Cizinec s povolením k zaměstnání smí pracovat pouze pro zaměstnavatele uvedeného v rozhodnutí, v druhu práce a v místě výkonu práce, které jsou tam uvedeny. Jakákoli změna, tedy přeřazení na jinou práci, přesun na jinou provozovnu i zapůjčení do sesterské firmy, vyžaduje nové povolení.

Právě tady vzniká většina případů, kdy firma zaměstnává nelegálně, aniž by to tušila. Ze strany zaměstnavatele to vypadá jako běžná provozní změna, z pohledu zákona to je výkon práce bez povolení.

U držitelů dočasné ochrany z Ukrajiny je situace jednodušší: mají volný přístup na trh práce, povolení k zaměstnání nepotřebují a zaměstnavatel nástup pouze hlásí.

Nové od ledna 2026: vyšetření na tuberkulózu

Vyhláška č. 79/2013 Sb. o pracovnělékařských službách byla novelizována vyhláškou č. 449/2025 Sb. s účinností od 1. 1. 2026. U uchazečů o zaměstnání ze zemí s výskytem tuberkulózy nad 40 případů na 100 000 obyvatel se součástí vstupní lékařské prohlídky stává vyšetření na TBC.

Týká se to nových uchazečů, ne stávajících zaměstnanců. Konkrétní seznam zemí a výklad u osob, které v ČR žijí dlouhodobě, OVĚŘIT na stránkách Ministerstva zdravotnictví; výklad zatím není ustálený.

Sankce

Umožnění výkonu nelegální práce je podle § 140 odst. 1 písm. c) a e) ve spojení s odst. 4 zákona o zaměstnanosti přestupkem s pokutou do 10 000 000 Kč a s dolní hranicí 50 000 Kč pro právnické a podnikající fyzické osoby. Pro nepodnikající fyzickou osobu je horní hranice 5 000 000 Kč podle § 139.

Nesplnění oznamovací nebo registrační povinnosti a nevedení evidence je podle § 140 odst. 1 písm. d) přestupkem s pokutou do 100 000 Kč. Za chybějící kopie dokladů na pracovišti se uvádí sazba do 500 000 Kč; tuhle částku jsem našel jen v sekundárním zdroji, proto OVĚŘIT.

K pokutě může podle § 140 odst. 5 a 6 přijít zákaz činnosti až na dva roky a zveřejnění rozhodnutí na úřední desce SÚIP po dobu jednoho roku.

Historická poznámka, protože se o ní stále píší nesmysly: původní minimální pokuta 250 000 Kč byla zrušena nálezem Ústavního soudu publikovaným pod č. 219/2014 Sb. s účinností od 20. 10. 2014. Od 1. 1. 2015 platí minimum 50 000 Kč.

Jak velký je to vůbec problém

K 31. 12. 2025 evidovalo MPSV přes 930 tisíc pracovněprávních vztahů cizinců a přes 144 tisíc cizinců se živnostenským oprávněním. Pozor na formulaci: jde o evidované vztahy a registrace, ne o počet osob, jeden člověk může mít vztahů víc.

V Ústeckém kraji žilo k 31. 12. 2024 celkem 56 418 cizinců, tedy 7,0 % obyvatel kraje. Z toho 26 214 v postavení zaměstnanců a 8 793 se živnostenským oprávněním. Nejčastější státní příslušnost je ukrajinská (48,3 %), následuje vietnamská (14,9 %) a slovenská (9,6 %). Podle okresů: Teplice 12 252, Chomutov 10 737, Ústí nad Labem 9 891, Děčín 9 562, Most 9 209, Louny 4 767.

Jedno číslo z toho stojí za povšimnutí. Počet cizinců v postavení zaměstnanců v kraji meziročně klesl o 2,1 %, zatímco živnostníků přibylo o 4,0 %. Přesun ze zaměstnaneckého poměru na živnost je přitom přesně to, po čem SÚIP jde v kontrolách zastřeného zprostředkování zaměstnání, kterých v roce 2025 proběhlo 472 a v 320 případech bylo zjištěno porušení. Že spolu ta dvě čísla souvisí, je moje domněnka, ne zjištění, OVĚŘIT.

Co s tím dělám já

Vedu personální agendu externě, včetně hlášení přes JMHZ, evidence podle § 102 a hlídání lhůt, které běží roky po odchodu zaměstnance. Konkrétní rozsah nastavíme podle toho, kolik cizinců zaměstnáváte a v jakém režimu.

Na poptávku odpovím do dvou pracovních dnů. Vedení agendy začíná na 1 290 Kč měsíčně.