Nástup zaměstnance: co musí být hotové včas

Co musí být hotové před prvním dnem

Pořadí úkonů při nástupu není libovolné. Některé povinnosti mají lhůtu, která končí ještě před zahájením práce, a od července 2026 to platí i pro přihlášku na sociální zabezpečení.

Před prvním dnem musí být hotové:

• podepsaná pracovní smlouva, vyhotovená nejpozději v den nástupu
• vstupní lékařská prohlídka tam, kde je povinná
• přihlášení zaměstnance u České správy sociálního zabezpečení
• připravený mzdový výměr, který se předává v den nástupu

V první den pak proběhne vstupní školení bezpečnosti práce a požární ochrany a předání dokumentů. Do sedmi dnů od vzniku pracovního poměru musí zaměstnanec dostat písemnou informaci podle § 37 zákoníku práce.

Přihlášení na ČSSZ se od 1. 7. 2026 změnilo

Tohle je změna, kterou zatím řada firem nemá promítnutou do svých postupů. Dřív platilo, že nástup zaměstnance oznámíte příslušné okresní správě sociálního zabezpečení do 8 kalendářních dnů po nástupu. To už neplatí.

Zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, zavedl registraci předem. Od 1. července 2026 musíte zaměstnance přihlásit nejpozději před okamžikem, kdy nastoupí k výkonu práce. Přihlásit ho lze nejdříve 8 kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu. U cizích státních příslušníků tenhle režim běží už od 1. dubna 2026.

U občanů České republiky lze využít předregistraci, tedy ohlásit před nástupem omezený soubor údajů a zbývající doplnit do 8 dnů po skutečném nástupu. Pokud zaměstnanec nakonec nenastoupí, musíte to oznámit bez zbytečného odkladu, nejpozději do 8 dnů od plánovaného dne nástupu.

Praktický dopad je jednoduchý: podpis smlouvy i přihláška se musí stihnout dřív, než zaměstnanec začne pracovat. Nelze si to nechat na konec týdne.

Zdravotní pojišťovna a Úřad práce

Zdravotní pojišťovny do jednotného měsíčního hlášení zapojeny nejsou. Povinnost vůči nim zůstává samostatná: nástup zaměstnance oznamujete jeho zdravotní pojišťovně do 8 dnů od vzniku skutečnosti, tedy ode dne nástupu, podle § 10 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění. Stejná lhůta platí pro skončení zaměstnání. Používá se formulář Hromadné oznámení zaměstnavatele, jednotný pro všechny pojišťovny. Zaměstnanec vám musí sdělit, u které pojišťovny je pojištěn.

Vůči Úřadu práce běžný nástup českého zaměstnance nehlásíte. Hlášení volných pracovních míst je dobrovolné, s jednou výjimkou: volné místo musí být v evidenci úřadu, pokud na ně má cizinec žádat o zaměstnaneckou nebo modrou kartu.

Zaměstnávání cizinců má vlastní režim. Dosavadní informační povinnost podle zákona o zaměstnanosti nahradila od 1. dubna 2026 registrace přes jednotné měsíční hlášení. Nástup cizince hlásíte před zahájením práce, nejdříve 8 dnů předem.

Vstupní prohlídka a školení bezpečnosti práce

Vstupní lékařská prohlídka se provádí před vznikem pracovního poměru. Kdo se jí nepodrobí, považuje se podle § 59 zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, za zdravotně nezpůsobilého k výkonu dané práce.

Flexibilní novela okruh povinných prohlídek od 1. června 2025 zúžila. U prací zařazených do kategorie první a bez zvláštních podmínek zdravotní způsobilosti už u zletilých zaměstnanců povinná není. Zůstává povinná u prací v kategorii druhé až čtvrté, u prací se zvláštními podmínkami a vždy u mladistvých. U nerizikových kategorií může prohlídku provést i registrující praktický lékař uchazeče, u rizikových prací a u mladistvých pouze smluvní poskytovatel pracovnělékařských služeb.

Vstupní školení bezpečnosti práce nemá v zákoně vlastní lhůtu ani pevnou periodicitu. Povinnost vychází z § 103 odst. 2 zákoníku práce a školení musí proběhnout při nástupu do práce, dále při změně zařazení, druhu práce nebo zavedení nové technologie. Obsah a četnost určuje zaměstnavatel, ale musí odpovídat rizikům konkrétní práce, ne být obecný. O školení veďte doložitelný záznam s podpisem, protože právě ten kontroluje inspekce práce.

Evidence pracovní doby, mzdový list a osobní spis

Evidenci pracovní doby ukládá § 96 zákoníku práce. Vedete ji u jednotlivých zaměstnanců a vyznačujete začátek a konec odpracované směny, práci přesčas, noční práci a doby pracovní pohotovosti. Nestačí tedy jen počet odpracovaných hodin. Zaměstnanec má právo na požádání do evidence nahlédnout a pořizovat si výpisy a stejnopisy na náklady zaměstnavatele.

Mzdový list vede zaměstnavatel jako plátce daně podle § 38j zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Obsahuje identifikační údaje poplatníka, den nástupu, měsíční přehled zúčtovaných příjmů, základ pro výpočet zálohy, uplatněné slevy a daňové zvýhodnění a součty za zdaňovací období.

Osobní spis upravuje § 312 zákoníku práce a platí u něj jasné omezení: smí obsahovat jen písemnosti nezbytné pro výkon práce. Kopie občanského průkazu do něj bez dalšího nepatří. Nahlížet mohou nadřízení vedoucí zaměstnanci a zákonem vyjmenované orgány, mimo jiné orgány inspekce práce, Úřad práce a Úřad pro ochranu osobních údajů. Zaměstnanec má právo do svého spisu nahlížet a pořizovat si výpisy a stejnopisy dokladů.

Ochrana údajů a nejčastější chyby při nástupu

U uchazečů nepotřebujete souhlas, abyste mohli vést výběrové řízení. Právním základem je opatření před uzavřením smlouvy nebo oprávněný zájem. Souhlas potřebujete až ve chvíli, kdy chcete životopis neúspěšného uchazeče uchovávat i po skončení výběrového řízení, a musí být udělen na určitou dobu. Rozsah údajů omezuje § 30 odst. 2 zákoníku práce, podle kterého smíte vyžadovat jen údaje bezprostředně související s uzavřením pracovní smlouvy, a § 316 odst. 4, který zakazuje ptát se na těhotenství, rodinné a majetkové poměry, sexuální orientaci, původ, členství v odborech a politických stranách a příslušnost k církvi.

Chyby, které vidím nejčastěji:

• přihláška na ČSSZ podaná až po nástupu, podle starého osmidenního pravidla
• oznámení zdravotní pojišťovně po lhůtě, protože zaměstnanec nesdělil, kde je pojištěn
• chybějící písemná informace podle § 37 nebo její záměna za pracovní smlouvu
• mzdový výměr vydaný později než v den nástupu
• školení bezpečnosti práce bez podepsaného záznamu
• evidence pracovní doby vedená jen v součtu hodin bez začátku a konce směny

Co dělám já: sestavím vám kontrolní seznam nástupu s konkrétními lhůtami, připravím a zkontroluji dokumenty, tedy smlouvu, informaci podle § 37, mzdový výměr, souhlasy a osobní spis, a ohlídám, aby přihlášky odešly ve správném pořadí a včas. Personální agendu vedu externě od 1 290 Kč měsíčně a na dotazy odpovídám do dvou pracovních dnů. Samotný výpočet a odeslání mezd dělá mzdová účetní, já dodávám podklady, evidenci a dokumentaci, ze kterých vychází.